Neerlegging en bekendmaking van het goedgekeurde fusievoorstel
Elke maatschappij moet het goedgekeurde fusievoorstel bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van elke maatschappij neerleggen. De griffie zorgt voor de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
U legt het fusievoorstel best bij uittreksel neer bij de ondernemingsrechtbank.
U kunt het ook neerleggen als een mededeling als het fusievoorstel op uw website staat. Dan zet u in de mededeling de link naar uw website. Overleg dit best met uw notaris, deze werkwijze wordt niet altijd aanbevolen.
Volgens het WVV gebeurt de neerlegging ten laatste zes weken voor de buitengewone algemene vergaderingen plaatsvinden die over de fusie besluiten. De griffie heeft nadien maximaal 10 dagen om het fusievoorstel te publiceren in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Voor fusies in het kader waarvan de statuten van de fusiemaatschappij zullen worden gewijzigd, raden wij aan om het fusievoorstel ten laatste negen weken voor de buitengewone algemene vergaderingen te agenderen op de bestuursorganen. Is het de bedoeling om de overnemende maatschappij in het kader van de fusie om te vormen in een woonmaatschappij, dan raden wij aan om deze termijn tot minstens veertien weken te verlengen. Opgelet: het gaat hier om een absolute minimumtermijn.
In het hoofdstuk omtrent de uitnodigingen van de bestuursorganen, leest u meer over deze termijnen.
Informeer tijdig de toezichthouder
U moet de toezichthouder informeren over de beslissingen van de bestuursorganen van de betrokken maatschappijen. Dit doet u best op de dag waarop u de bestuursorganen hield. Zo vangt de termijn voor de schorsings- en vernietigingsbevoegdheid van de toezichthouder meteen aan.